文档授权管理系统
阅读说明：本技术 文档授权管理系统 (Document authorization management system ) 是由 鲁尔里门朗格白 朱莉德斯卡尔汀 丁纳尔卡拜尔斯 于 2019-08-28 设计创作，主要内容包括：文档授权管理系统具备图像形成装置、以及文档管理服务器。图像形成装置具备：工件流程信息取得部,从进行了文字识别的文字信息之中取得工件流程信息；编码图像创建部,创建部创建包含工件流程信息的编码图像；生成部,生成带编码图像的图像；工件流程创建部,创建带编码图像的图像工件流程；输出部,将工件流程的带编码图像的图像输出至文档管理服务器；电子邮件发送部,将附加有编码图像的电子邮件发送至授权人；图像形成部,将带编码图像的图像而图像形成于记录纸；以及带签名的图像取得部,在授权接受部接受到可授权的情况下取得带签名的图像。根据该文档授权管理系统,能够创建使文档的授权过程自动化的工件流程。(The document authorization management system includes an image forming apparatus and a document management server. The image forming apparatus includes: a work flow information acquisition unit that acquires work flow information from the character information subjected to character recognition; a code image creating unit that creates a code image including the workpiece flow information; a generation unit that generates an image with a coded image; a work flow creation unit that creates an image work flow with a coded image; an output unit that outputs an image with a coded image of a work flow to a document management server; an electronic mail transmitting unit that transmits an electronic mail to which a code image is attached to an authorized person; an image forming unit that forms an image with a coded image on a recording sheet; and a signed image acquisition unit that acquires the signed image when the authorization receiving unit receives authorization. According to the document authorization management system, a work flow that automates the authorization process of a document can be created.)
技术领域
本发明涉及一种文档授权管理系统，特别涉及一种创建使文档的授权过程自动化的工件流程的技术。
背景技术
在通常的信息处理装置管理系统中，当信息管理计算机从个人终端接受到针对对象计算机的操作委托(对象计算机的文件夹、文件的创建、删除、账户追加、关闭等)的申请时，请求授权人计算机确认针对该申请的授权的可否，在确认授权的情况下，指示对象计算机执行来自个人终端的操作委托从而反映操作委托，并且将从个人终端发送来的操作委托、该操作委托的授权结果、该操作委托的反映结果以操作结果报告书的形式存储于数据库，从而对对象计算机进行管理。
发明内容
所述的通常的信息处理装置管理系统，在信息管理计算机使授权人计算机确认针对来自个人终端的操作委托的申请的授权的可否并管理对象计算机时，仅将其管理历史(也就是说，相对于来自个人终端的对象计算机的操作委托，其授权结果为，对象计算机中的反映结果)以操作结果报告书的形式存储于数据库，所述的通常的信息处理装置管理系统并不是对请求授权的文档进行管理的工件流程系统。因此，在通常的信息处理装置管理系统中，无法创建使文档的授权过程自动化的工件流程。
本发明是鉴于所述的实际情况而完成的，其目的在于，创建能够使文档的授权过程自动化的工件流程。
本发明的一个方案所涉及的文档授权管理系统具备图像形成装置、文档管理服务器、以及邮件服务器，所述图像形成装置、所述文档管理服务器、以及所述邮件服务器经由网络连接。所述图像形成装置具备操作部、图像取得部、控制单元、输出部、电子邮件发送部、认证信息存储部、以及图像形成部。所述图像取得部用于在通过申请人而所述操作部接受到工件流程的创建指示的情况下，取得申请人相对于授权人请求授权的文档的图像。所述控制单元包含处理器，并通过该处理器执行文档管理控制程序而作为文字识别部、工件流程信息取得部、编码图像创建部、生成部、工件流程创建部、认证部、读出控制部、授权接受部、以及带签名的图像取得部发挥功能。所述文字识别部用于对所述图像取得部所取得的图像中所包含的预先设定的区域内的文字进行文字识别。所述工件流程信息取得部用于从所述文字识别部进行了文字识别的文字信息之中，取得包含授权人的电子邮件地址的工件流程信息。所述编码图像创建部用于创建将所述工件流程信息取得部所取得的工件流程信息与所述图像取得部所取得的用于特定图像的图像特定信息进行编码而形成的编码图像。所述生成部用于生成将所述编码图像创建部所创建的编码图像附加于所述图像取得部所取得的图像的带编码图像的图像。所述工件流程创建部用于创建将所述生成部所生成的所述带编码图像的图像与所述工件流程信息取得部所取得的工件流程信息建立关联的工件流程。所述输出部用于将所述工件流程创建部所创建的工件流程的所述带编码图像的图像输出至所述文档管理服务器。所述电子邮件发送部以所述工件流程信息中所包含的所述授权人的电子邮件地址为发送目的地，将附加有所述编码图像的电子邮件发送至所述邮件服务器。所述认证信息存储部用于预先对认证信息进行存储。所述认证部用于对接收到所述电子邮件的授权人输入至所述操作部的输入信息与所述认证信息存储部中预先存储的认证信息是否一致进行判断，在判断为其一致的情况下，判断为是由授权人实施的登录。所述读出控制部用于在读取到附加于所述电子邮件的所述编码图像的情况下、或在由所述认证部判断为是由授权人实施的登录的状态下接受到针对所述带编码图像的图像的印刷指示的情况下，读出所述文档管理服务器所保管的所述带编码图像的图像。所述图像形成部用于将由所述读出控制部读出的所述带编码图像的图像而图像形成于记录纸。所述授权接受部用于在由所述认证部判断为是由授权人实施的登录的情况下，接受针对通过所述图像形成部图像形成有所述带编码图像的图像记录纸的内容的授权的可否。所述带签名的图像取得部用于在所述授权接受部中接受到可授权的情况下，取得该授权人相对于由所述图像形成部图像形成有所述带编码图像的图像记录纸进行了签名的带签名的图像。所述输出部用于将所述带签名的图像取得部所取得的带签名的图像输出至所述文档管理服务器。
根据本发明，能够实现使文档的授权过程自动化的工件流程的创建。
附图的简单说明
图1为表示本发明的第一实施方式所涉及的文档授权管理系统的图。
图2为表示第一实施方式的文档授权管理系统中的图像形成装置与文档管理服务器的主要内部构成例的功能框图。
图3为表示第一实施方式的文档授权管理处理的一个示例的流程图。
图4为表示继图3的文档授权管理处理的一个示例的流程图。
图5为表示签名种类判定处理的一个示例的流程图。
图6为用于说明第一实施方式所涉及的文档授权管理系统中的处理的流程的图。
图7A为表示图像形成装置的显示部中所显示的功能选择画面的一个示例的图。
图7B为表示图像形成装置的显示部中所显示的认证信息输入画面的一个示例的图。
图8A为表示图像形成装置的显示部中所显示的工件流程创建的选择画面的一个示例的图。
图8B为表示创建申请人相对于授权人请求授权的文档的工件流程的流程一个示例的图。
图9A为表示工件流程信息的设定画面的一个示例的图。
图9B为表示请求授权的文档的扫描图像中的文字识别区域的一个示例的图。
图10A为表示授权人针对来自申请人的文档的工件流程确定授权的可否的流程的一个示例的图。
图10B为表示编码图像的印刷与登录的选择画面的一个示例的图。
图11A为表示图像形成装置的显示部中所显示的授权人的认证信息输入画面的一个示例的图。
图11B为表示图像形成装置的显示部中所显示的工件流程选择画面的一个示例的图。
图12为表示授权人通过实施手动签名来进行文档的授权的工件流程的流程图。
图13A为表示图像形成装置的显示部中所显示的授权可否选择画面的一个示例的图。
图13B为表示授权人在记录纸上进行手动签名的图。
图13C为表示对实施了手动签名的记录纸进行扫描的图。
图13D为表示图像形成装置的显示部中所显示的工件流程为已授权文档的图。
图14为表示授权人通过实施数字签名来进行文档的授权的工件流程的流程图。
图15A为表示图像形成装置的显示部中所显示的授权可否选择画面的一个示例的图。
图15B为表示授权人在记录纸上输入数字签名的输入画面的位置的一个示例的图。
图15C为表示图像形成装置的显示部中所显示的工件流程为已授权文档的图。
图16为表示授权人通过实施手动签名和数字签名这双方来进行文档的授权的工件流程的流程图。
图17A为表示图像形成装置的显示部中所显示的授权可否选择画面的一个示例的图。
图17B为表示授权人在记录纸上输入数字签名的输入画面的位置的一个示例的图。
图17C为表示对实施了手动签名的记录纸进行扫描的图。
图17D为表示图像形成装置的显示部中所显示的工件流程为已授权文档的图。
图18为表示第二实施方式的文档授权管理系统中的图像形成装置与文档管理服务器的主要内部构成例的功能框图。
本发明的
具体实施方式
以下，参照附图对本发明的第一实施方式的图像形成装置详细地进行说明。
图1为表示本发明的第一实施方式所涉及的文档授权管理系统的外观的图。第一实施方式的文档授权管理系统200经由网络与图像形成装置1、文档管理服务器202、邮件服务器203连接。此外，授权人的终端装置201经由网络与图像形成装置1连接。
文档管理服务器202例如为具有创建使文档的管理自动化的数字工件流程的功能的服务器。
邮件服务器203为，具有在网络内对发给使用者的电子邮件进行管理、或将使用者发送来的电子邮件传送给其他网络的功能的服务器。
终端装置201例如为笔记本式计算机、平板电脑式计算机、台式计算机等终端装置，且具备显示部222、通信部224、以及未图示的控制单元。这些结构要素能够相互通过总线实施数据或信号的收发。例如，在终端装置201中安装有用于在图像形成装置1之间收发邮件的通信应用程序。
显示部222由液晶显示器(LCD：Liquid Crystal Display液晶显示器)、有机EL(OLED：Organic Light-Emitting Diode有机发光二极管)等构成。
通信部224为具备未图示的LAN芯片等通信模块的通信接口。通信部224具有与图像形成装置1的通信功能。
接着，参照附图对图像形成装置1进行说明。图像形成装置1例如为兼具复制功能、打印功能、扫描功能、以及传真功能那样的多个功能的多功能设备。
如图1所示，图像形成装置1由装置主体2、配置于装置主体2的上方的图像读取部5、设置于图像读取部5与装置主体2之间的连结部3构成。
在构成图像形成装置1的轮廓的筐体7中收容有用于实现图像形成装置1的各种功能的多个结构设备。例如，在筐体7中收容有图像读取部5、图像形成部12(图2)、定影部13(图2)、供纸部30等。
图像读取部5为具有原稿输送部6和扫描仪的ADF(Auto Document Feeder自动进纸器)，所述扫描仪对由原稿输送部6输送来的原稿或载置于未图示的接触玻璃的原稿光学性地进行读取。在图像形成装置1实施图像读取动作的情况下，图像读取部5通过逐张读取由原稿输送部6输送来的原稿或载置于未图示的接触玻璃的原稿来取得原稿的图像。
图像形成部12具备感光鼓、带电装置、曝光装置、显影装置、以及转印装置，并使用由图像读取部5读取的图像、从网络连接的多个终端装置201、文档管理服务器202、邮件服务器203等其他传真装置输送来的印刷数据，在由供纸部30供给的记录纸上形成(印刷)图像。已形成图像的记录纸在接受了由定影部13实施的定影处理后被排出至排出托盘4。
操作部47通过用户来进行操作。操作部47具备例如用于指示能够由图像形成装置1执行的功能的开始键、确定用户(操作者)的操作可靠定键(回车键)、进一步用于实施数值输入的数值输入键等。
此外，操作部47具备显示部473，所述显示部473显示对用户的操作引导等。显示部473成为触控面板，用户能够通过触摸显示部473中所显示的图像、图标来对图像形成装置1进行操作。
接着，对图像形成装置1的结构进行说明。图2为表示第一实施方式的图像形成装置的主要内部构成例的框图。
图像形成装置1具备控制单元10。控制单元10由处理器、RAM(Random AccessMemory随机存取存储器)、以及ROM(Read Only Memory只读存储器)等构成。处理器为CPU(Central Processing Unit中央处理器)、MPU(Micro-Processing Unit微处理单元)、或ASIC(Application Specific Integrated Circuit专用集成电路)等。
图像读取部5具备读取机构，所述读取机构具有在控制单元10实施的控制下的光照射部以及CCD传感器等。图像读取部5通过利用光照射部照射原稿并由CCD传感器接收其反射光，从而从原稿中读取图像。
图像处理部31根据需要对由图像读取部5读取的原稿图像进行图像处理。例如，图像处理部31为了提高由图像读取部5读取的图像通过图像形成部12而图像形成后的品质，而实施明暗补正等预先设定的图像处理。
图像存储器32为对通过由图像读取部5实施的读取而获得的原稿图像进行临时性地存储、或对作为由图像形成部12实施的图像形成的对象的图像进行临时性地保存的区域。
图像形成部12实施由图像读取部5读取的原稿图像、从网络连接的终端装置201等接收到的印刷数据等的图像形成。
定影部13实施如下处理：对通过图像形成部12的图像形成处理在表面形成有图像(调色剂图像)的记录纸进行加热，并通过热压接对该图像进行记录、定影的定影处理。
操作部47针对图像形成装置1能够执行的各种动作以及处理而接受来自用户的指示。操作部47具备显示部473，所述显示部473显示对用户的操作引导等。
传真通信部71具备省略图示的编码/编码部、调制解调部以及NCU(NetworkControl Unit网络控制单元)，并使用公共电话回线网实施的传真的收发。
网络接口部91由LAN板等通信模块构成，并经由与该网络接口部91连接的LAN等而与终端装置201实施各种数据的收发。
电子邮件通信部95经由与该电子邮件通信部95连接的LAN等，向授权人的终端装置201发送电子邮件。
HDD(Hard Disk Drive硬盘驱动器)92为对各种数据程序、由图像读取部5读取到的原稿图像等进行存储的大容量的存储装置。此外，HDD92具备预先对用户(申请人、授权人等)的认证信息进行存储的认证信息存储部92A。
驱动电机70为对图像形成部12、定影部13等中的各旋转构件以及输送辊对等赋与旋转驱动力的驱动源。
控制单元10具备控制部100、文字识别部101、工件流程信息取得部102、编码图像创建部103、生成部104、工件流程创建部105、认证部106、读出控制部107、授权接受部108、以及带签名的图像取得部109。
控制单元10通过由所述处理器执行HDD92中存储的文档管理控制程序，从而作为控制部100、文字识别部101、工件流程信息取得部102、编码图像创建部103、生成部104、工件流程创建部105、认证部106、读出控制部107、授权接受部108、带签名的图像取得部109发挥功能。另外，控制单元10的所述的各构成要素也可以与基于所述的控制程序的动作无关地，分别由硬件电路构成。
控制部100负责图像形成装置1的整体的动作控制。此外，控制部100与图像读取部5、原稿输送部6、图像处理部31、图像存储器32、图像形成部12、定影部13、操作部47、显示部473、传真通信部71、网络接口部91、电子邮件通信部95、以及HDD(硬盘驱动器)92等连接，并对这些各部实施驱动控制。
图像读取部5在由申请人接受到工件流程的创建指示(后述的图3的S13)的情况下，取得申请人对授权人请求授权的文档的图像。例如，图像读取部5通过逐张读取由原稿输送部6输送来的原稿(申请人放置的文档)或载置于未图示的接触玻璃的原稿(申请人放置的文档)，从而取得申请人对授权人请求授权的文档的图像。另外，图像读取部5为本申请请求保护的范围中的图像取得部的一个示例。
文字识别部101对图像读取部5所取得的图像中所包含的预先设定的区域内的文字进行文字识别。例如，文字识别部101通过实施已知的OCR处理，从而取得与图像读取部5所取得的图像中的预先设定的区域内的文字一致的文本文字(文本数据)。如此，文字识别部101对图像读取部5所取得的图像的区域内的文字进行文字识别。
工件流程信息取得部102从文字识别部101实施了文字识别的文字信息之中取得工件流程信息。作为该工件流程信息，包含授权人(也就是说，授权人的姓名)、文档的标题、授权人的电子邮件地址、授权人实施签名的种类等。作为该授权人进行签名的种类，存在有授权人进行手写签名的手动签名、授权人输入签名数据(例如密码)的数字签名这双方的签名。
编码图像创建部103创建对工件流程信息取得部102所取得的工件流程信息和图像读取部5所取得的用于特定图像的图像特定信息进行了编码的编码图像(例如，QR编码(注册商标))。在本实施方式中，针对JSON形式的文本QR编码(注册商标)，即使在工件流程信息和文档内容较大的情况下，编码图像也能够适当地生成编码图像。另外，编码图像既可以是JSON形式以外的形式，也可以是QR编码(注册商标)以外的二维编码等。
生成部104生成将编码图像创建部103所创建的编码图像附加于图像读取部5所取得的图像的带编码图像的图像。例如，生成部104在图像读取部5所取得的图像上的预先设定的位置(例如，左下等)配置编码图像。
工件流程创建部105创建将生成部104所生成的带编码图像的图像与工件流程信息取得部102所取得的工件流程信息建立关联的工件流程。
网络接口部91将工件流程创建部105所创建的工件流程的带编码图像的图像输出至文档管理服务器202。另外，网络接口部91为本申请请求保护的范围中的输出部的一个示例。
电子邮件通信部95以工件流程信息中所包含的授权人的电子邮件地址为发送目的地而将附加有编码图像的电子邮件发送至邮件服务器203。另外，电子邮件通信部95为本申请请求保护的范围中的电子邮件发送部的一个示例。
认证信息存储部92A对用户(申请人、授权人等)的认证信息预先进行存储。在本实施方式中，认证信息存储部92A对作为使用许可用户的各用户名N001，N002，N003，N004等、各密码ABC，DEF，GHI，JKL等、各用户名的邮件地址(例如，[email protected]，[email protected]，[email protected]，[email protected]等)一一对应地进行存储。
认证部106对接收到电子邮件的授权人输入至操作部47的输入信息与认证信息存储部92A中预先存储的授权人的认证信息是否一致进行判断，在判断为其一致的情况下，判断为是由授权人实施的登录。
读出控制部107在读取到附加于接收到的电子邮件的编码图像的情况下、或在由认证部106判断为是由授权人实施的登录的状态下接受到针对带编码图像的图像的印刷指示的情况下，读出文档管理服务器202中保管的带编码图像的图像。
图像形成部12将由读出控制部107读出的带编码图像的图像而图像形成于记录纸。
授权接受部108在由认证部106判断为是由授权人实施的登录的情况下，接受通过图像形成部12图像形成有带编码图像的图像的记录纸的内容的授权的可否。
带签名的图像取得部109在授权接受部108中接受到可授权的情况下，取得该授权人相对于由图像形成部12图像形成有带编码图像的图像的记录纸而进行了签名的带签名的图像。
网络接口部91将带签名的图像取得部109所取得的带签名的图像输出至文档管理服务器202。
电子邮件通信部95在授权接受部108中接受到授权的可否的情况下，以认证信息存储部92A中存储的申请人的电子邮件地址为发送目的地而将通知该授权的可否的电子邮件发送至邮件服务器203。
在此，对由申请人实施的登录进行说明。认证部106对申请人输入至操作部47的输入信息与认证信息存储部92A中预先存储的认证信息是否一致进行判断，在判断为其一致的情况下，判断为是由申请人实施的登录。
工件流程创建部105在由认证部106判断为是由该申请人实施的登录、且在由申请人接受到工件流程的创建指示的情况下，创建将生成部104所生成的带编码图像的图像与工件流程信息取得部102所取得的工件流程信息建立关联的工件流程。
由此，在存在有由申请人实施的正规的登录的情况下、且在接受到由申请人实施的工件流程的创建指示的情况下，创建针对带编码图像的图像的工件流程，因此能够提高针对由申请人实施的工件流程的创建的安全性。
如图2所示，文档管理服务器202具备对文档的状态进行管理的状态管理部202A。
状态管理部202A在文档管理服务器202所保管的带编码图像的图像通过图像形成部12而图像形成于记录纸时，将该带编码图像的图像所涉及的文档的状态更新为审査中，在授权接受部108中接受到可授权的情况下，将该文档的状态更新为已授权，在授权接受部108中接受到授权的拒绝的情况下，将该文档的状态更新为已拒绝。根据该结构，文档的状态被更新为审査中、已授权、已拒绝，因此能够掌握最新的文档的状态。也就是说，能够掌握工件流程的进展状况。
带签名的图像取得部109在(1)编码图像作为由授权人实施的签名的种类而表示手动签名的情况下，取得由图像读取部5取得的图像(也就是说，该授权人相对于图像形成有带编码图像的图像记录纸通过手写进行了签名的签名后记录纸的图像)，以作为带签名的图像。
带签名的图像取得部109在(2)编码图像作为由授权人实施的签名的种类而表示数字签名的情况下，当判定为该授权人输入至操作部47的签名数据(例如密码)与认证信息存储部92A中预先存储正确的签名数据(例如密码)一致时，取得带编码图像的图像中附加有表示数字签名的信息的图像，以作为带签名的图像。
带签名的图像取得部109在(3)编码图像作为由授权人实施的签名的种类而表示手动签名以及数字签名这双方的情况下，当判定为该授权人输入至操作部47的签名数据(例如密码)与认证信息存储部92A中预先存储的正确的签名数据(例如密码)一致时，取得在由图像读取部5取得的图像(也就是说，该授权人相对于图像形成有带编码图像的图像记录纸通过手写进行了签名的签名后记录纸的图像)中附加有表示数字签名的信息的图像，以作为带签名的图像。
根据所述构成，申请人能够相对于授权人指定签名的种类，能够实现与授权人的职位等对应的安全的构建。此外，能够根据请求授权的文档的内容、种类、重要度而相对于授权人指定签名的种类，能够实现安全性的提高。
接着，参照图3至图5所示的流程图等对第一实施方式的文档授权管理系统200中的文档授权管理处理进行说明。
首先，申请人对显示部473中所显示的图7A所示的文档管理应用程序的选择按钮K1进行触控操作。利用显示部473的触控面板的触控功能，将表示文档管理应用程序的选择按钮K1的触控操作的检测信号输出至控制部100，控制部100基于所述检测信号启动文档管理应用程序(图3的步骤S11)。并且，控制部100将图7B所示的认证信息输入画面显示于显示部473。
申请人在选择了显示部473中所显示的图7B所示的认证信息输入画面中的用户名输入栏K2的状态下，对英文数字的按钮组K4进行触控操作，并输入用户名。接下来，申请人在选择了密码输入栏K3的状态下，对英文数字的按钮组K4进行触控操作，并输入密码。并且，申请人对OK按钮K5进行触控操作。利用显示部473的触控面板的触控功能，将用户名输入栏K2以及密码输入栏K3的各输入信息和表示OK按钮K5的触控操作的检测信号输出至控制部100，控制部100基于所述检测信号，将用户名输入栏K2以及密码输入栏K3的各输入信息输出至认证部106。
认证部106接受申请人输入至操作部47的显示部473的用户名和密码(S12)。认证部106对申请人输入至操作部47的显示部473的输入信息与认证信息存储部92A中预先存储的用户的认证信息是否一致进行判断，在判断为一致的情况下，判断为是由申请人实施的正规的登录(当步骤S12为“是”时，参照图6所示的箭头Y1)。另外，在判断为不一致的情况下(当步骤S12为“否”时)，返回步骤S12。在此，在超过预先设定的输入次数还判断为不一致的情况下，控制部100也可以结束本处理。
在判断为是由申请人实施的正规的登录的情况(当步骤S12为“是”时)下，控制部100将工件流程创建的选择画面(参照图8A)显示于显示部473。
申请人对显示部473中所显示的图8A所示的工件流程创建的选择按钮K7进行触控操作。利用显示部473的触控面板的触控功能，将表示工件流程创建的选择按钮K7的触控操作的检测信号输出至控制部100，控制部100基于所述检测信号接受工件流程创建指示(图3的步骤S13为“是”时)。另外，在没有图8A所示的工件流程创建的选择按钮K7的触控操作的情况下(当步骤S13为“否”时)，控制部100结束本处理。
图像读取部5在控制部100控制下，通过扫描而取得申请人相对于授权人请求授权的文档的图像(步骤S14，参照图6所示的箭头Y2)。即，图像读取部5在由申请人接受到工件流程的创建指示(图3的步骤S13)的情况下，取得申请人相对于授权人请求授权的文档的图像。
文字识别部101对图像读取部5所取得的图像中所包含的预先设定的区域内的文字进行文字识别(步骤S15)。如图9A以及图9B所示，该预先设定的区域能够事前进行设定。
具体而言，控制部100在图像读取部5中取得请求授权的文档的图像时，将图9A所示的工件流程信息的设定画面显示于显示部473。申请人对设定授权人的区域的设定栏K11进行触控操作。利用显示部473的触控面板的触控功能，将表示设定栏K11的触控操作的检测信号输出至控制部100，控制部100基于所述检测信号，将请求图9B所示的授权的文档的扫描图像的开头页面图像显示于显示部473。申请人通过触控操作设定包含授权人姓名栏的区域A4，控制部100将扫描图像的开头页面图像中的区域A4设定于文字识别部101的文字识别对象区域。在存在有授权人的追加的情况下，通过实施追加栏K15的触控操作，从而控制部100接受包含追加的授权人姓名栏的区域A4的追加。
与所述同样地，当实施设定图9A所示的标题的区域的设定栏K12的触控操作时，控制部100将包含标题的区域A1(参照图9B)设定于文字识别部101的文字识别对象区域。此外，当实施设定图9A所示的授权人的发送地址的区域的设定栏K13的触控操作时，控制部100将包含授权人的发送地址的区域A2(参照图9B)设定于文字识别部101的文字识别对象区域。此外，在实施设定图9A所示的签名的种类的区域的设定栏K14的触控操作，仅选择手动签名或选择手动签名以及数字签名这双方的情况下，控制部100将包含签名栏的区域A3(参照图9B)设定于文字识别部101的文字识别对象区域。此外，在仅选择数字签名的情况下，控制部100不将包含签名栏的区域A3(参照图9B)设定于文字识别部101的文字识别对象区域。
另外，在所述中，能够对文字识别部101的文字识别对象区域适当地进行设定，但是也可以使用预先设定有文字识别部101的文字识别对象区域的专用的纸张，文字识别部101读出HDD92中预先存储的该专用的纸张中的表示文字识别对象区域的信息，对文字识别对象区域进行特定，并对该文字识别对象区域(区域A1至A4等)内的文字进行文字识别。
工件流程信息取得部102从文字识别部101进行了文字识别的文字信息之中，取得授权人(也就是说，授权人的姓名)、文档的标题、授权人的电子邮件地址、授权人进行签名的种类(仅有手动签名、仅有数字签名、这双方的签名)等工件流程信息(步骤S16)。
编码图像创建部103创建对工件流程信息取得部102所取得的工件流程信息和图像读取部5所取得的用于特定图像的图像特定信息进行了编码而形成的编码图像(例如，QR编码(注册商标))(步骤S17，参照图6所示的箭头Y3)。生成部104生成将编码图像创建部103所创建的编码图像附加于图像读取部5所取得的图像的带编码图像的图像(参照图6所示的箭头Y4)。
工件流程创建部105创建将生成部104所生成的带编码图像的图像与工件流程信息取得部102所取得的工件流程信息建立关联的工件流程(步骤S18)。
网络接口部91将工件流程创建部105所创建的工件流程的带编码图像的图像输出至文档管理服务器202(步骤S19，参照图6所示的箭头Y5)。
通过上述的步骤S11至步骤S18的处理，如图8B所示，在启动了文档管理应用程序的图像形成装置1中放置申请人的文档，通过对所述文档进行扫描，从而取得该文档的图像。并且，工件流程信息取得部102从文字识别部101进行了文字识别的文字信息之中取得工件流程信息。编码图像创建部103创建对工件流程信息取得部102所取得的工件流程信息与图像读取部5所取得的用于特定图像的图像特定信息进行编码而形成的编码图像。生成部104生成将编码图像创建部103所创建的编码图像附加于图像读取部5所取得的图像的带编码图像的图像。工件流程创建部105创建将生成部104所生成的带编码图像的图像与工件流程信息取得部102所取得的工件流程信息建立关联的工件流程。如此，生成并开始工件流程。
返回图3，在所述步骤S19之后，电子邮件通信部95以工件流程信息中所包含的授权人的电子邮件地址为发送目的地，将附加有编码图像的电子邮件发送至邮件服务器203(步骤S20，参照图6所示的箭头Y6)。
如图10A所示，接收到电子邮件的授权人利用图像形成装置1对附加于电子邮件的编码图像进行印刷，利用图像形成装置1的图像读取部5对实施了该印刷的编码图像的印刷物进行扫描，从而能够将文档管理服务器202所保管的带编码图像的图像印刷于记录纸、也就是说将申请人请求授权的文档的图像印刷于记录纸，授权人相对于带编码图像的图像印刷物进行签名，利用图像读取部5对签名后记录纸的图像进行扫描而取得签名后记录纸的图像，并保管于文档管理服务器202，并且将该文档的状态更新为已授权。以下详细地进行说明。
接收到电子邮件的终端装置201的授权人使图像形成装置1对附加于电子邮件的编码图像进行印刷。并且，授权人将编码图像的印刷物放置于原稿输送部6或未图示的接触玻璃。并且，授权人对显示部473中所显示的图7A所示的编码图像扫描的选择按钮K8进行触控操作。利用显示部473的触控面板的触控功能，将表示编码图像扫描的选择按钮K8的触控操作的检测信号输出至控制部100，控制部100基于所述检测信号开始由图像读取部5实施的编码图像的印刷物的扫描开始(图4的步骤S21，参照图6所示的箭头Y7)。并且，控制部100将图10B所示的选择画面显示于显示部473。
授权人对显示部473中所显示的指示图10B所示的带编码图像的图像的印刷的按钮K21进行触控操作(图4的当步骤S22为“是”使)。利用显示部473的触控面板的触控功能，将表示按钮K21的触控操作的检测信号输出至控制部100，控制部100指示读出控制部107进行读出。读出控制部107读出文档管理服务器202所保管的带编码图像的图像(步骤S23，参照图6所示的箭头Y8)。并且，图像形成部12将由读出控制部107读出的带编码图像的图像而图像形成于记录纸(步骤S24)。并且，状态管理部202A在通过图像形成部12将文档管理服务器202所保管的带编码图像的图像而图像形成于记录纸时，将该带编码图像的图像所涉及的文档的状态更新为审査中(步骤S25)。
授权人对指示显示部473中所显示的图10B所示的文档管理服务器进行登录的按钮K22实施触控操作。利用显示部473的触控面板的触控功能，将表示按钮K22的触控操作的检测信号输出至控制部100，控制部100基于所述检测信号，将图11A所示的授权人的认证信息输入画面显示于显示部473。
授权人对显示部473中所显示的图11A所示的授权人的认证信息输入画面中的用户姓名栏K23进行选择，从而输入该授权人的用户名。接下来，授权人对密码输入栏K24进行选择，从而输入密码。并且，授权人对OK按钮K25进行触控操作。利用显示部473的触控面板的触控功能，将用户姓名栏K23以及密码输入栏K24的各输入信息与表示OK按钮K25的触控操作的检测信号输出至控制部100，控制部100基于所述检测信号，将用户姓名栏K23以及密码输入栏K24的各输入信息输出至认证部106。
认证部106接受授权人输入至操作部47的显示部473的用户名和密码(步骤S26)。认证部106对授权人输入至操作部47的显示部473的输入信息与认证信息存储部92A中预先存储的用户的认证信息是否一致进行判断，在判断为一致的情况下，判断为是由授权人实施的正规的登录(当步骤S26为“是”时，参照图6所示的箭头Y9)。另外，在判断为不一致的情况下(当步骤S26为“否”时)，控制部100结束本处理。
在判断为由授权人实施的正规的登录(当步骤S26为“是”时)时，控制部100将图11B所示的工件流程选择画面显示于显示部473。授权人在显示部473中所显示的图11B所示的工件流程选择画面中对工件流程WF1的选择栏K26进行触控操作。利用显示部473的触控面板的触控功能，将表示选择栏K26的触控操作的检测信号输出至控制部100，控制部100基于所述检测信号，将图13A所示的授权可否选择画面显示于显示部473。另外，在图13A所示的授权可否选择画面的显示区域A11显示有针对工件流程WF1的文档的状态、追加事项、详细内容，控制部100基于上述的触控操作，将各内容显示于显示部473。
授权人在针对图像形成有带编码图像的图像记录纸的内容进行授权的情况下、也就是说针对申请人请求授权的文档的内容进行授权的情况下，对显示部473中所显示的图13A所示的授权的选择按钮K31进行触控操作(当步骤S27为“是”时)。利用显示部473的触控面板的触控功能，将表示选择按钮K31的触控操作的检测信号输出至控制部100，控制部100基于所述检测信号，执行判定由授权人进行的签名的种类的签名种类判定处理(步骤S28)。
在此，使用图5对签名种类判定处理进行说明。图5为表示签名种类判定处理的一个示例的流程图。带签名的图像取得部109判定所述S21中图像读取部5对编码图像的印刷物进行扫描而取得的该编码图像是否表示手动签名(步骤S41)。例如，带签名的图像取得部109根据该编码图像中所包含的工件流程信息中的、表示签名的种类的工件流程信息是表示仅有手动签名、仅有数字签名、以及双方的签名中的哪一个，来对签名的种类进行判定。
在通过带签名的图像取得部109判定为该编码图像仅表示手动签名的情况(当步骤S41为“是”时)下，控制部100对图像读取部5进行控制以使图像读取部5对签名后记录纸进行扫描(步骤S42)。具体而言，如图13B所示，授权人相对于图像形成有带编码图像的图像记录纸实施通过手动签名进行的签名。并且，当签名后记录纸放置于原稿输送部6或未图示的接触玻璃时，图像读取部5开始签名后记录纸的扫描。如图13C所示，带签名的图像取得部109通过图像读取部5对签名后记录纸的图像进行扫描而取得带签名的图像(步骤S43)。也就是说，如图12所示，在编码图像仅表示手动签名的情况下，图像形成部12将带编码图像的图像而图像形成于记录纸，在授权人对该记录纸的内容进行授权的情况下，授权人对该记录纸进行手动签名(参照图6所示的箭头Y10)，带签名的图像取得部109通过图像读取部5对签名后记录纸进行扫描而取得带签名的图像，并将文档的状态更新为已授权，并且将带签名的图像保管于文档管理服务器202。
另一方面，带签名的图像取得部109在判定为该编码图像不仅是手动签名的情况下(当步骤S41为“否”时)，对该编码图像是否仅表示数字签名进行判定(步骤S44)。在通过带签名的图像取得部109判定为该编码图像仅表示数字签名的情况下(当步骤S44为“是”时)，控制部100对授权人通过触控操作相对于显示部473的图15B所示的数字签名的输入画面中的数字签名输入栏K41输入的签名数据(例如密码)与认证信息存储部92A中预先存储的正确的签名数据(例如密码)是否一致进行判定(步骤S45)。在通过控制部100判定为签名数据的一致时(当步骤S45为“是”时)，带签名的图像取得部109取得带编码图像的图像附加有表示数字签名的信息的图像以作为带签名的图像(步骤S46)。再者，在通过控制部100判定为签名数据不一致的情况下(当步骤S45为“否”时)，返回步骤S45。在此，在超过预先设定的数字签名输入次数而还判断为不一致的情况下，控制部100也可以结束本处理。也就是说，如图14所示，在编码图像仅表示数字签名的情况下，图像形成部12将带编码图像的图像而图像形成于记录纸，在授权人对该记录纸的内容进行授权的情况下，授权人在图像形成装置1的操作部47的显示部473中进行数字签名，带签名的图像取得部109取得带编码图像的图像附加有表示数字签名的信息的图像以作为带签名的图像，并将文档的状态更新为已授权，并且将带签名的图像保管于文档管理服务器202。
另一方面，带签名的图像取得部109在判定为该编码图像不仅是数字签名的情况(当步骤S44为“否”时)下，对该编码图像是否表示手动签名和数字签名这双方进行判定(步骤S47)。在通过带签名的图像取得部109判定为该编码图像表示手动签名和数字签名这双方的情况下(当步骤S47为“是”时)，控制部100对授权人通过触控操作相对于显示部473的图17B所示的数字签名的输入画面中的数字签名输入栏K41输入的签名数据(例如密码)与认证信息存储部92A中预先存储的正确的签名数据(例如密码)是否一致进行判定(步骤S48)。当由控制部100判定为签名数据一致时(当步骤S48为“是”时)，返回步骤S42。控制部100对图像读取部5进行控制以使图像读取部5对签名后记录纸进行扫描(步骤S42)，如图17C所示，带签名的图像取得部109通过图像读取部5对签名后记录纸进行扫描而取得带签名的图像(步骤S43)。也就是说，如图16所示，在编码图像表示手动签名和数字签名这双方的情况下，图像形成部12将带编码图像的图像而图像形成于记录纸，在授权人对该记录纸的内容进行授权的情况下，授权人对该记录纸进行手动签名，而且，授权人在图像形成装置1的操作部47的显示部473中进行数字签名，带签名的图像取得部109通过图像读取部5对签名后记录纸进行扫描而取得带签名的图像，并将文档的状态更新为已授权，并且将带签名的图像保管于文档管理服务器202。
并且，在步骤S43之后或步骤S46之后，控制部100结束该签名种类判定处理。
返回图4，网络接口部91将带签名的图像取得部109所取得的带签名的图像输出至文档管理服务器202(步骤S29，参照图6所示的箭头Y11)。并且，状态管理部202A将文档的状态更新为已授权(步骤S30)。控制部100在仅为手动签名的情况下，在图13D所示的区域A12显示文档的状态为“已授权”的情况，在仅为数字签名的情况下，在图15C所示的区域A13显示文档的状态为“已授权”的情况，在手动签名和数字签名这双方的情况下，在图17D所示的区域A13显示文档的状态为“已授权”的情况。
并且，电子邮件通信部95在授权接受部108中接受到可授权的情况下，以认证信息存储部92A中存储的申请人的电子邮件地址为发送目的地，将通知该可授权的电子邮件发送至邮件服务器203(步骤S31)。并且，在步骤S31之后，控制部100结束本处理。
另一方面，授权人在针对图像形成有带编码图像的图像记录纸的内容拒绝授权的情况下、也就是说针对申请人请求授权的文档的内容拒绝授权的情况下，对显示部473中所显示的图13A所示的拒绝的选择按钮K32进行触控操作(当步骤S27为“否”时)。利用显示部473的触控面板的触控功能，将表示选择按钮K32的触控操作的检测信号输出至控制部100，控制部100基于所述检测信号，将使文档的状态更新为已拒绝的指示输出至状态管理部202A。即，状态管理部202A在授权接受部108中接受到授权的拒绝的情况下，将该文档的状态更新为已拒绝(步骤S32)。并且，电子邮件通信部95在授权接受部108中接受到授权的拒绝的情况下，以认证信息存储部92A中存储的申请人的电子邮件地址为发送目的地，将通知该授权的拒绝的电子邮件发送至邮件服务器203(步骤S33)。并且，在步骤S33之后，控制部100结束本处理。
如此，在第一实施方式中，图像读取部5在通过申请人而操作部47接受到工件流程的创建指示的情况下，取得申请人相对于授权人请求授权的文档的图像。文字识别部101对图像读取部5所取得的图像中所包含的预先设定的区域内的文字进行文字识别。工件流程信息取得部102从文字识别部101进行了文字识别的文字信息之中，取得包含授权人的电子邮件地址的工件流程信息。编码图像创建部103创建对工件流程信息取得部102所取得的工件流程信息与图像读取部5所取得的用于特定图像的图像特定信息进行编码而形成的编码图像。生成部104生成将编码图像创建部103所创建的编码图像附加于图像读取部5所取得的图像的带编码图像的图像。工件流程创建部105创建将生成部104所生成的带编码图像的图像与工件流程信息取得部102所取得的工件流程信息建立关联的工件流程。网络接口部91将工件流程创建部105所创建的工件流程的带编码图像的图像输出至文档管理服务器202。电子邮件通信部95以工件流程信息中所包含的授权人的电子邮件地址为发送目的地，将附加有编码图像的电子邮件发送至邮件服务器203。认证部106对接收到电子邮件的授权人输入至操作部47的输入信息与认证信息存储部92A中预先存储认证信息是否一致进行判断，在判断为其一致的情况下，判断为是由授权人进行的登录。读出控制部107在读取到附加于电子邮件的编码图像的情况下、或在由认证部106判断为是由授权人实施的登录的状态下接受到针对带编码图像的图像印刷指示的情况下，读出文档管理服务器202所保管的带编码图像的图像。图像形成部12将由读出控制部107读出的带编码图像的图像而图像形成于记录纸。授权接受部108在由认证部106判断为是由授权人实施的登录的情况下，通过图像形成部12接受针对图像形成有带编码图像的图像记录纸的内容的授权的可否。带签名的图像取得部109在授权接受部108中接受到可授权的情况下，取得该授权人相对于由图像形成部12图像形成有带编码图像的图像记录纸进行了签名的带签名的图像。网络接口部91将带签名的图像取得部109所取得的带签名的图像输出至文档管理服务器202。由此，能够实现使文档的授权过程自动化的工件流程的创建。此外，在文档管理服务器202中保管有带编码图像的图像、带签名的图像(对带编码图像的图像实施了授权人的签名的图像)，因此用户(申请人或授权人)能够对这些图像进行确认，从而能够掌握工件流程的历史。
此外，将针对请求授权的文档的授权的可否的结果通知给申请人，申请人能够迅速且可靠地掌握授权的可否的结果。也就是说，申请人能够迅速地掌握工件流程的进行结果。
接着，使用图18对第二实施方式所涉及的文档授权管理系统200进行说明。图18为表示第二实施方式的文档授权管理系统中的图像形成装置与文档管理服务器的主要内部构成例的功能框图。
在第二实施方式中，还具备签名判定部110这一点与所述的第一实施方式不同，因此对签名判定部110进行说明。另外，针对与图2所示的构成相同的构成标注相同附图标记并省略说明。
签名判定部110对相对于图像形成有带编码图像的图像记录纸通过手写进行了签名的手动签名与认证信息存储部92A中预先存储该授权人的手动签名是否一致进行判断。
带签名的图像取得部109在(1)编码图像作为授权人进行签名的种类而表示手动签名的情况下，当签名判定部110中判定为一致时，取得该授权人相对于图像形成有带编码图像的图像记录纸通过手写进行了签名的签名后记录纸的图像，以作为带签名的图像，在签名判定部110中判定为不一致时，不取得带签名的图像，而将授权接受部108中的可授权变更为授权的拒绝。
带签名的图像取得部109在(2)编码图像作为授权人进行签名的种类而表示数字签名的情况下，在该授权人输入至操作部47的签名数据(例如密码)与认证信息存储部92A中预先存储的正确的签名数据(例如密码)一致时，取得带编码图像的图像附加有表示数字签名的信息的图像，以作为带签名的图像，在判定为与该正确的签名数据不一致时，不取得带签名的图像，而将授权接受部108中的可授权变更为授权的拒绝。
带签名的图像取得部109在(3)编码图像作为授权人进行签名的种类而表示手动签名以及数字签名这双方的情况下，在判定为该授权人输入至操作部47的签名数据与认证信息存储部92A中预先存储的正确的签名数据一致且签名判定部110中判定为一致时，取得该授权人相对于图像形成有带编码图像的图像记录纸通过手写进行了签名的签名后记录纸的图像，以作为带签名的图像，在签名判定部110中判定为不一致的情况下、或判定为与该正确的签名数据不一致的情况下，不取得带签名的图像，而将授权接受部108中的可授权变更为授权的拒绝。
根据所述第二实施方式，能够确认通过手写相对于记录纸实施了签名的手动签名与预先已存储的授权人的手动签名一致，从而进一步提高了工件流程的安全性。
此外，在所述的各实施方式中，在图4的S21中通过图像读取部5对编码图像的印刷物进行扫描从而取得编码图像，但是并不限定于此。例如，也可以将附加于由授权人的终端装置201接收到的电子邮件的编码图像发送至图像形成装置1，从而取得编码图像。此外，也可以通过授权人登录文档管理服务器，从而取得带编码图像的图像。
此外，在所述的各实施方式中，生成部104生成将编码图像创建部103所创建的编码图像附加于图像读取部5所取得的图像的带编码图像的图像，但并不限定于此。例如，生成部104也可以生成使图像读取部5所取得的图像与编码图像创建部103所创建的编码图像相关联的图像，并将该图像作为带编码图像的图像。
此外，使用图1至图18进行了说明的所述实施方式的结构只不过是本发明的一个示例，其主旨并不在于将本发明限定于该构成。